Počet nespokojených účetních neustále roste a díky vysoké nezaměstnanosti to často poznáte ve chvíli, kdy hledáte účetní. Hlavně mladá generace totiž nechce trávit hodiny času repetitivními úkoly. A zrovna účetnictví je doslova rájem repetitivních úkonů a zdlouhavého přepisování věcí, které se lehce může zautomatizovat, aby účetní měli dostatek času na klienta a odbornější záležitosti. Proto vznikají řešení a digitální nástroje, které usnadňují práci účetním a vlastně i celé firmě. Je však na faktury a digitalizaci účetnictví lepší pustit robota, nebo AI?

Robot funguje na bázi předpřipravených činností

Robota si představte jako soubor stanovených pravidel, pomocí kterých dostává pokyn, kdy má začít pracovat a co má přesně udělat. Jeho implementace tak vyžaduje podrobnou analýzu procesů a nastavení pravidel, v tomto případě v rámci digitalizace účetnictví. Ve chvíli, kdy však nastane trošku jiná situace, se ztratí, protože najednou neví, co má dělat. To znamená, že potřebujete stále někoho, kdo bude zadávat nové pokyny a činnosti v případě jakékoliv menší odlišnosti. 

Kdy robot není vhodný a kdy vám pomůže

Aplikace na bázi robotického učení jsou skvělé pro třídění e-mailů. Pokud si chcete každý e-mail stáhnout celý nebo jen přílohy, vše nastavíte a s každým příchozím e-mailem bude přesně vědět, co má dělat. Pomoct vám může i v případě nastavení notifikací nebo doplňování tabulek, kdy přišla faktura, z jakého e-mailu a třeba k tomu do nového sheetu přihodí i výpisy z banky.

Jednoduše tam, kde se jedná opravdu o repetitivní neměnnou činnost, klidně můžete nástroje využívat. I my je používáme například při třídění e-mailů, které nám ušetří mnoho času. K účtování však robota raději nepouštějte.

AI funguje na bázi hluboké neuronové sítě

Umělá inteligence se učí z dat, které má k dispozici, a je schopna rozpoznávat stejné případy. U faktur funguje rozpoznání znaků pomocí AI, takzvaného OCR, na principu rozpoznání bílých a černých míst, tedy prázdného prostoru dokumentu a textu. Tmavé znaky chápe jako text. Každý text si pak zarámečkuje a snaží se převést jednotlivé znaky do textového formátu. Následně pak hluboké neuronové sítě, které viděly spousty faktur, klasifikují, o jaké údaje se jedná. Potřebuje proto spoustu dat, aby se na nich učil. Jakmile je však má, dokáže vám pomoct se složitějšími úkoly.

V čem vám bude při ruce AI parťák 

Dá se říct, že kde možnosti robota končí, tam naopak možnosti umělé inteligence začínají. Díky principu statistického rozhodování, se dokáže do určité míry jistoty rozhodnout na základě podobnosti dat. Nestane se tedy, že systém přestane fungovat jako u robota, který čeká na nastavení nového případu, aby úkol zvládnul. AI se to pokusí vyřešit sama. 

V případě digitalizace účetnictví si hravě poradí s celým procesem, tedy od automatického nahrání faktury do nástroje, přes vyčtení s vysokou přesností a dokonce i přípravu na zaúčtování. Dokáže totiž rozpoznat jednotlivé položky na fakturách a správně je zařadit z hlediska střediska i účtů. To vše je možné na základě učení se z velkého množství dat a také od vás.

Při napojení na účetní systém vám tak ušetří většinu času stráveného nad fakturami. Není potřeba, aby je vaše účetní nahrávala, přepisovala, zařazovala a nakonec také archivovala. Zjednoduší se vám tak celý proces, ne jenom jeho část.

Jaký je verdikt?

Každé řešení je vhodné pro jiné typy úkolů. Zatímco robot si poradí s jednoduššími neměnnými činnostmi a nemusíte ho nakrmit velkým množstvím dat, tak AI zvládne i komplexní záležitosti a učí se na datech, které jí dáte k dispozici. V Digitoo se setkáte právě s chytrou umělou inteligencí, která nejen dokáže vyčíst všechny údaje na fakturách, ale dokáže je i správně zaúčtovat. Účetní už pak jen vše zkontroluje a díky přímému napojení na účetní systém hned i na jedno kliknutí zaúčtuje.