Blog

Elon Musk plánuje kolonii na Marsu, účtárna je však stále v papírovém středověku

Untitled.png
Autor
Kateřina Zemánková
Datum
03. březen 2021
Doba čtení
7 min
Screenshot 2021-04-14 at 23.12.07.png

Papír, papír, papír - 21. století?

Jsme na vrcholu technologické evoluce, Elon Musk plánuje kolonii na Marsu, jeho společnost SpaceX jako první na světě úspěšně vyslala do vesmíru již dříve použitý první stupeň nosné rakety Falcon 9. V únoru 2021 úspěšně na Marsu přistála sonda Perseverance a poslala na Zemi první snímky.

Přesto však nebyla vyřešena tak základní věc jako “digitalizace faktury”. Zbytečné papírování je dnes stále aktuálním problémem - 97% firem na českém trhu řeší problém papírové faktury. Účetní díky tomu obětují mnoho času zbytečnými rutinními činnostmi jako je například skenováním, třídění pošty, manuální přepisováním faktur do účetního systému - konkrétně je to až 87% jejich pracovní náplně.

Jak doposud funguje účetnictví

Nyní jen krátce pár informací o procesu faktury a v čem je celý proces zbytečně složitý. Účetní obdrží faktury dvěma způsoby - v průměru dle studie - v 58% v papírové podobě a ve 42% e-mailem. Pro střední a větší podniky je zpracování faktury podstatná zátěž a musí mít dedikovanou pozici pouze na třídění samotné e-mailové pošty či skenování faktur. Faktury jsou poté zadány do počáteční interní evidence, aby byl veden obecný přehled o stavu všech faktur. Následně se archivují, tisknou pro fyzické podepsání a předávají se dalším oddělením pro vyplnění dodatečných informací jako jsou například střediska. V závěru celého procesu jsou předány do účetního oddělení k finálnímu zaúčtování, zadání jedné faktury do účetního systému, pokud obsahuje položky, může trvat až 45 minut. V případě ztráty faktury stráví firma zajištěním náhradního dokladu další čas a faktura musí projít celým zdlouhavým procesem znovu.

Generace mladých profesionálů

Z důvodu nízké nezaměstnanosti mají účetní firmy velký problém se získávání nových zaměstnanců. O pozici tradičního účetního již čerství absolventi vysokých škol nemají takový zájem. Nová generace mladých lidí nechce trávit svůj čas přepisováním faktur a rutinními procesy.

Účetní firmy také často plně nevyužívají potenciál svých stávajících zaměstnanců, kteří nad rutinními procesy sami tráví velkou část svého úvazku. Namísto těchto rutinních činností by se mohli zaměstnanci zaměřit na potřeby klienta nebo trávit čas zaškolování jejich mladších nástupců. Když vynecháme papírování a manuální přepisování, účetnictví může být zajímavý a sexy obor. Účetní mají přehled o tom, jak se daří jejich klientovi a může díky manažerskému účetnímu pohledu před ledasčím klienta varovat a jeho stav s ním konzultovat. Na to však již nezbývá čas...

Digitalizace dostupná pouze těm velkým

Je sice pravda, že pro velké firmy již existuje nějaké forma digitalizovaného účetnictví, dosud ale nebylo představeno žádné vhodné řešení pro malé a střední podniky. Na českém trhu je 400 tis. právnických osob z toho 1 % tvoří enterprise klienti a zbylé procento je tvořeno malými a středními podniky. Viníků je hned několik. Všechna současná řešení zaměřující se na digitalizaci účetnictví řeší pouze část účetního procesu, podnik tak potřebuje několik aplikací pro digitalizaci celého procesu.

Pokud tedy chce klient automatizovat svůj účetní proces, musí systémy propojit mezi sebou a následně na svůj účetní systém. Většina účetních systémů je však velmi zastaralá, a proto připojení na tyto účetní systémy vyžaduje jejich znalost a velké finanční výdaje v podobě integračních nákladů.

Money, money, money

S manuálním zpracováním faktur souvisí i vyšší finanční náklady. Firmy si často neuvědomují kolik jejich zaměstnanci tráví času nad přípravou a zpracováním dokladů pro svoji interní nebo externí účtárnu. Účetní firmy se musejí mít také na pozoru - v účetnictví je třeba mít kvalifikované zaměstnance a s tím souvisí i vysoké náklady za zaměstnance. Těchto lidí je na trhu práce poměrně nedostatek, často i z důvodů malé motivace, která byla zmíněna na začátku. Jakmile má účetní firma ambici růst, tak nedostatek dobrých účetních jí může zbrzdit. Účetní firmy, které se zajímají o digitalizaci vědí, že je to jediný způsob jak snížit náklady související s přepisem faktury a také ulevit svému klientovi od zbytečné administrativy.

Všichni neví všechno

Klient účetní firmy často nemá všechny informace o stavu svých financí v reálném času a dostává je až s tříměsíčním zpožděním. Proto se management nebo klient účetní firmy uchyluje k vlastní interní evidenci mimo účetní systém. Dochází tak k dablování práce a obě strany nad doklady tráví velké množství času. 

Účetní firmy, ve snaze nabídnout klientovi nějaké řešení, směřují často své klienty do svých účetních systémů - účetní systémy nebývají příliš uživatelsky přívětivé, cílí především na účetní potřeby jako vykazování státu nikoliv na potřeby jednoduché evidence pro manažery. Je to tedy velmi nešťastný krok, kterým je jejich klient často zatížen.

Chytřejší způsob digitalizace 

V čem je Digitoo jiné? Digitoo je online aplikace pro digitalizaci účetnictví, která pomocí umělé inteligence čte data z faktur a exportuje je přímo do účetního systému. Digitoo také dokáže načítat fakturu ve strukturované podobě jako ISDOC a zajistit tak 100 % správnost dat. Digitoo řešení v sobě zahrnuje procesy jako schvalování faktur, také připravujeme placení přímo z aplikace a základní reporting pro manažery. Jsme první a jediné end-to-end řešení na trhu.

Jak už jsme zmínily, účetní systémy jsou zaměřeny na potřeby správného zdanění státem, nijak však většinou neřeší způsob zadávání vstupních dat do nich ani přístupnost a přehlednost účetnictví pro manažery. Zároveň jsou účetní systémy postavené na starých technologiích, v starých programovacích jazycích, a tak jejich napojení na nové technologie vytěžování je složité. (Nové technologie, narozdíl od starých, využívají tzv. API (Application Programming Interface) které umožňují jednoduché propojení a přenos dat mezi aplikacemi).

Vychytávka od účetních nejen pro účetní

Účetní systémy však řeší velkou část agendy celé firmy a tak odejít na jiné modernější řešení je téměř nemyslitelné. Proto se nesnažíme účetní systémy nahradit ale pouze digitalizovat celý fakturační proces až k zaúčtování do daného účetního systému.

Digitoo řešení tedy eliminuje manuální a časově náročné procesy spojené s fakturou napříč celou firmou, jako jsou - třídění pošty, skenování papírových faktur, archivaci a dohledávání faktur, ruční přepisování faktur, zaúčtování a schvalování faktur.

Na obrázku níže je ukázka standardního cyklu oběhu dokladu ve firmě.


Cyklus faktur s řešením Digitoo celý proces zefektivňuje a nabízí rychlé a jednoduché zaúčtování faktur, jednoduchý přehled o stavu faktur a placení pro manažery.

Obrázek níže zobrazuje proces faktury s Digitoo.


Dodavatel zasílá faktury přímo do aplikace, které slouží zároveň jako přehledný archiv. Faktury jsou automaticky doplněny o příslušné účetní kódy a následně schváleny jedním klikem ze strany odpovědných osob, po schválení účetní zasílány automaticky do účetního systému. V další části projektu se chceme zaměřit na placení přímo z aplikace, reporting a digitalizaci dalších účetních dokladů.

Digitoo šetří čas jak účetním firmám, tak jejich klientům.  

Našim cílem je, aby digitalizace účetních procesů byla jednoduchá a přístupná i malým a středním podnikům, nejenom jednomu procentu těch největších. Proto se nejedná o žádný obávaný půlroční integrační projekt – s Digitoo můžete začít jednoduše a hned.

V současné době jsme již s naší aplikací propojili následující účetní systémy: Helios, Pohoda, Abra Flexi, Money S3, 6K, idoklad a další připravujeme. Nabídku účetních systému budeme postupně rozšiřovat. Pokud chcete, abychom prioritně připojili i Váš systém, tak se nám neváhejte ozvat.





Podobné příspěvky,
které by se vám mohly líbit

post-image.jpg
Blog
03.03.2021

Dopady digitalizace na pracovní místa v účetnictví

shutterstock_1438616525 2 (1).png
Case Study
03.03.2021

Studie výhod automatizace účetních procesů

Screenshot 2021-04-15 at 0.57.11.png
Blog
03.03.2021

Příběh Digitoo "Chceme přivést účetnictví do 21. století"