Účetní firma TOP Účetnictví se stará o účetnictví, mzdy, daně a někdy i administrativu firem. Dohlíží na to, aby účetnictví a s ním spojené agendy byly v pořádku a klienti neměli obavy z termínů a dalších povinností. Aby však klientům pomáhali co nejefektivněji a drželi krok s těmi, kteří dávají přednost digitalizaci, bylo potřeba, aby se sami pustili do automatizace a digitalizace procesu, který jim zabíral nejvíce času – práci s fakturami.

Výzva

Klienti TOP účetnictví se mění a už nenosí papíry v krabici. Je pro ně samozřejmostí, že vše chtějí elektronicky a napojují na ně e-maily pro sběr faktur. Mají také větší množství dokladů a především i jiné požadavky na rychlost zpracování dat a samotný reporting. Bylo tedy nutné s nimi držet krok a najít způsob, jak celou spolupráci při posílání a schvalování faktur uchopit efektivně a moderně. 

• Vyjít vstříc potřebám klientů v rámci digitalizace

• Zredukovat zdlouhavou komunikaci s klienty

• Zrychlit práci s fakturami a mít tak více klientů

Řešení – snadné napojení Digitoo

Napojení Digitoo bylo v případě firmy TOP účetnictví snadné, jelikož využívali účetní systém Money S4 (brzy přechod na systém Pohoda), u kterého máme spárování připraveno i s jednoduchým návodem. Během pár minut tak mohla firma začít používat hlavní funkce Digitoo - vytěžování pomocí umělé inteligence a schvalovací procesy mezi účetními a svými klienty. Poté, co klienti TOP Účetnictví dostali do Digitoo přístup, bylo možné faktury přehledně sledovat a schvalovat z mobilu či e-mailu. I když účetní nemají příliš v lásce změny, protože obvykle znamenají zdlouhavé učení, Digitoo prošlo hladce.

Výsledky – nárůst odbavených faktur a přijetí nových klientů

• Začátek spolupráce červen 2023

• O 60 % více odbavených faktur při stejné velikosti týmu

• Průměrná přesnost při vytěžování 92 % již po 6 měsících

• 50 % úspora času u tisku a manuálního přepisování (z 1 dne na 4 hodiny)

• Uvolnění kapacity pro přijetí nových klientů

• Odpadlo zdlouhavé komunikování s klienty

• Spokojenost klientů díky přehlednosti procesu a sofistikovanému schvalování

• Rychlejší data z dokladů pro klienty a tudíž i přesnější reporting

"To, co jsme dříve řešili 1 den, nyní umíme za 4 hodiny a to spojením klient -> email -> Digitoo -> kontrola." ~ Petra Vejmanová, CEO TOP Účetnictví.

Další kroky

Do poloviny roku 2024 účetní firma očekává poměr 95:5 mezi zpracováním papírových dokladů a elektronickým vytěžením všech faktur a účtenek. Digitalizace jim tak otevře dveře k získání více klientů, aniž by museli přijímat nové zaměstnance, nebo přehlcovat ty stávající.